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Découvrez les capacités et les caractéristiques de Microsoft SharePoint en tant que
système de gestion de documents

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Le système de gestion de documents SharePoint fournit des solutions plus intelligentes pour le stockage, le partage et la collaboration sur les documents, ce qui permet aux organisations de gagner du temps et de l’argent..

Avec les licences Microsoft 365 appropriées, votre organisation peut accéder à 1 To de stockage sur SharePoint Online sans frais supplémentaires. Et nous pouvons vous montrer comment en faire le meilleur usage.

Nous développons des solutions de gestion de fichiers SharePoint pour répondre aux besoins spécifiques des grandes organisations, qu’il s’agisse de collaboration sécurisée, de flexibilité d’accès ou d’utilisation à l’échelle d’organisations multinationales.

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Qu'est-ce qu'un système de gestion des documents ?

Un système de gestion de documents est un logiciel permettant de stocker, de gérer et de suivre des fichiers.

Les PME utilisent généralement une solution de gestion de fichiers (telle que celle que l’on trouve dans Windows) pour stocker leurs documents et leurs fichiers. Mais tant que les organisations se développent, les gestionnaires de fichiers peuvent rapidement devenir trop complexes. Les documents importants se perdent dans des sous-dossiers et sera impossible de les retrouver avec les fonctions de recherche de base disponibles.

Souvent, il n’y a pas une architecture fixe pour un gestionnaire de fichiers, ce qui signifie que n’importe quel utilisateur peut déplacer (ou supprimer) des fichiers à sa guise. Et le partage des informations en dehors d’une organisation peut devenir difficile, en particulier si les données sont sensibles. C’est là que SharePoint Online peut s’avérer utile.

Qu’est-ce SharePoint ?

Microsoft SharePoint Online opére comme un logiciel multifonctionnel pour la gestion des documents et la collaboration. Il permet aux entreprises de stocker des fichiers de manière plus intelligente et structurée, avec un accès aux documents en fonction du rôle et des besoins.

SharePoint utilise également des options de recherche avancées pour trouver des documents. Outre une barre de recherche puissante, le méta-tagging des documents permet aux utilisateurs de passer en revue les dossiers et de filtrer les documents par type ou association (par exemple, tous les documents relatifs à une entreprise particulière ou tous les documents marqués comme des contrats).

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Toujours disponible, partout

SharePoint Online est basé sur le cloud, hébergé à partir de l’infrastructure avancée de Microsoft. L’hébergement de fichiers dans un système de gestion de documents SharePoint permet à une organisation de collaborer sur des documents en direct dans le cloud, ce qui favorise les pratiques de travail à distance et le travail en déplacement.

Cela signifie également que les membres de cette organisation peuvent accéder à tous les modèles, documents commerciaux, présentations ou images dont ils ont besoin, et les partager à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation en toute sécurité et en toute simplicité.

Vous souhaitez échanger avec l’un de nos experts ?

Amélioration du contrôle et de la sécurité des documents

Les caractéristiques de SharePoint en font un excellent système de contrôle des documents. Il permet de suivre les fichiers et les documents en fonction des accès et des modifications. Cela est important non seulement pour visualiser les modifications apportées par les utilisateurs, mais aussi pour la sécurité : les documents contenant des données personnelles qui sont perdus constituent techniquement une violation du GDPR.

Comme les autres produits Microsoft, SharePoint est intuitif à utiliser et à gérer. Des tâches telles que le téléchargement et le partage de documents peuvent être effectuées simplement, tandis que les administrateurs peuvent apporter des modifications et des mises à jour à votre système de gestion de documents en toute simplicité.

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Systèmes de gestion de documents avec ARRIOPH

ARRIOPH est un développeur SharePoint de premier plan et un partenaire de Microsoft. Nous fournissons des services de bout en bout pour la création de solutions professionnelles et évolutives de gestion de documents SharePoint.

Dans le cadre de notre processus, nous nous chargeons de l’évaluation et des conseils nécessaires, puis nous développons et structurons votre instance SharePoint en fonction de vos besoins. Nous prendrons même le temps de concevoir et de styliser votre système de gestion de documents en fonction du site Web ou de l’image de marque de votre entreprise.

Nous pouvons ensuite former le personnel à son utilisation et veiller à ce qu’il soit correctement déployé et adopté dans votre organisation.

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